Het stellen van limieten helpt om uitgaven te beheersen. Maar hoe ga je om met de gegeven tijd van een deadline? Besteed je het achteloos of budgeteer je? Deadlines zijn nuttig wanneer ze goed worden ingezet en zijn een bron van frustratie wanneer het spaak loopt. In deze Motivation Monday 10 tips om overbesteding van tijd te voorkomen waardoor iedere deadline haalbaar wordt.

Wat is een deadline

Een deadline is de tijdslimiet die aan een bepaalde werkzaamheid of aan een proces is gesteld, of de uiterste datum waarop die werkzaamheid of dat proces moet zijn afgerond. Een deadline wordt ook een fatale datum of fataal tijdstip genoemd.

Deadline junky

Gezonde stress hebben we allemaal nodig om een prestatie te kunnen leveren. GZ-psycholoog Esther Hemelrijk gaf tijdens haar interview met NRC uitleg over wat een deadline met je doet. “Het woord deadline junkie bestaat niet voor niets. Als je kortdurig aan periodes van druk en spanning onderhevig bent maakt je lichaam extra adrenaline en noradrenaline aan. Hormonen die je productiviteit verhogen, die je actief maken. Dat merk je bijvoorbeeld aan je versnelde ademhaling en je hartslag. Maar bovenal geeft adrenaline een kick: je wordt alerter, lijkt tijdelijk boven jezelf uit te stijgen, raakt in een flow”, aldus Esther Hemelrijk. Dat stress ook een effect heeft op het eet- en drinkpatroon legt GZ-psycholoog en docent aan de Rijksuniversiteit Leiden Mattea Spartharakis toe. “Voordat een deadline gehaald is, zie je dat de verslavingsgevoeligheid voor pepstoffen toeneemt, zoals cafeïne. Na afloop van de deadline kun je juist extra behoefte hebben aan ‘dempende’ middelen, zoals alcohol of marihuana. Een gezondere manier om te ontspannen is mediteren, voor de aanmaak van het rustgevende hormoon oxytocine. Of sporten – daarbij komt weliswaar ook extra adrenaline vrij, maar op een goede manier.”

Deadline Tips

Er zijn verschillende methodes die helpen om realistische deadlines te bepalen en overbesteding van tijd te voorkomen. Vergeet niet bij het stellen van een deadline dat je GEEN robot bent. Robots kunnen werken zonder slaap, ontspanning of afleiding. Jij bent geen robot. Plan een deadline niet met de verwachting dat je twintig uur per dag kunt werken. Onderstaande tips zorgen ervoor dat jij deadline met meer gemak kan behalen en dragen bij aan een gezond stressniveau. Nummers 5 en 8 zijn mijn favoriet.

  1. De 80/20 methode
    Deze methode heet het Pareto-principe en suggereert dat 80% van de waarde in 20% van de input zit. Je past deze methode toe door te concentreren op de eerste kritieke 20% en als er tijd over is, vul je de overige 80% aan.
  2. Break it Down
    Deadlines die ver vooruit gepland zijn motiveren niet. Splits daarom iedere deadline die langer dan één werkdag duurt op in kleinere stukjes en voer die stap voor stap uit.
  3. Backwards-planning
    Bepaald eerst de deadline en daarna welke stappen er nodig zijn om deze te bereiken. Dit maakt ook direct inzichtelijk of de gestelde deadline realistisch is.
  4. Forward Planning
    Dit is het tegenovergestelde van nummer 3. Het omvat het plannen van de details van een project voordat een deadline wordt bepaald. Het is een goede manier om inzichtelijk te maken wat je precies wilt bereiken voordat er tijdslimieten worden gesteld.
  5. Timer
    Geef bepaalde taken binnen een project een tijdslimiet van 60-90 minuten om eraan te werken. En daarna is het kaar. Dit voorkomt uitstellen en dwingt je om je tijd verstandig te gebruiken.
  6. Prototype
    Begin je aan iets volledigs nieuws? Test dan kleinere versies van een project om een juiste deadline te kunnen bepalen. Probeer bijvoorbeeld eerst een verhaal van 10 pagina’s te schrijven voordat je een romans van 300 pagina’s wilt realiseren.
  7. Zwakke schakel
    Zoek uit wat de planning en het einddoel kan bederven en werk hier als eerste aan. Dit helpt deadlines nog beter te formuleren.
  8. Snelkoppelingen
    Bijna elke taak of project heeft snelkoppelingen die ingezet kunnen worden om tijd te besparen. Is er bijvoorbeeld een expert waarmee je kan sparren? Of is informatie van een vorig project nog bruikbaar? Maak gebruik van alle snelkoppelingen die bijdragen aan het realiseren van deadline.
  9. Top of Mind
    Een gevoel van urgentie creëren met deadlines is nodig om te voorkomen dat ze door afleiding opzij worden geschoven. Plaats waar je kan herinneringen aan je deadlines. Bij jezelf en ook bij anderen.
  10. Wees geduldig
    De Hofstadter’s Law geeft aan dat iets altijd langer duurt dan je denkt. Vaak het dubbele aan tijd plus nog wat meer. Wees geduldig en geef jezelf ruim de tijd voor complexe projecten. Het gebruiken van een deadline lijkt het tegenovergestelde van geduldig zijn. Maar geduldig zijn met onbuigzame taken is noodzakelijk om te kunnen concentreren op hun voltooiing. De paradox is dat hoe meer geduld je hebt, hoe meer je je kunt concentreren. Hoe meer je kunt focussen, hoe sneller de resultaten zullen komen!

Yoga To Help You Out

Het werken met deadlines kan het stressniveau verhogen en de focus verminderen. Deze twee yoga video’s helpen om je focus te (her)vinden zodat je blijvend overzicht houdt en een gezond stressniveau.

MOTIVATION MONDAY

In deze blog deel ik iedere maandag een tip hoe je jouw maandag extra energiek start en dát gevoel de hele week vasthoudt. Have a happy Monday, have a happy week!

100%ESTHER

Als zeer positieve ingestelde onderneemster, YogaTrainer en VitaliteitsCoach, weet ik als geen ander het principe van “het-half-volle-glas” toe te passen. Ook wanneer de boel even niet mee werkt of gewoon tegen zit. Is jouw glas leeg? Ik schenk je zoveel positiviteit dat jouw glas minstens half vol is.

Deel dit bericht: